Il CRM è la spina dorsale delle relazioni con i tuoi clienti. Scegliere quello sbagliato (o non scegliere affatto) significa lavorare con dati dispersi e processi inefficienti. Si finisce per trascurare o forzare le relazioni e questo crea frustrazione sia in te che nei tuoi interlocutori.
Molte aziende ancora sottovalutano l’impatto di questa decisione. Nel peggiore dei casi, si trovano a dover cambiare software CRM dopo pochi mesi. Come puoi evitarlo? Con un metodo chiaro per selezionare la soluzione giusta fin dall’inizio.
Non hai un CRM? Ecco cosa succede
Ci sono ancora troppe aziende che operano senza un CRM o utilizzano strumenti inadatti, con effetti che vanno da deleteri a disastrosi.
I dati dei clienti restano sparsi tra fogli Excel, email e agende fisiche, mentre il know-how e i rapporti personali sono in mano ai singoli commerciali, il che rende l'azienda dipendente da individui che potrebbero non lavorare lì per sempre.
Anche quando va bene, il reparto vendite perde opportunità per mancanza di follow-up e il marketing non ha una visione chiara sulle performance delle campagne. Risultato? Confusione interna, spreco di tempo e clienti insoddisfatti. Ne abbiamo parlato in dettaglio nell’articolo Cosa succede quando manca la cultura del CRM.
Guida alla scelta del CRM
Questo dovrebbe averti convinto del fatto che avere un software di qualità per il Customer relationship management è fondamentale in qualsiasi settore e a qualsiasi livello.
Ma si fa presto a dire qualità. Il mercato offre molti software CRM validi e ricchi di funzionalità, che non sono sempre adatti a tutti. Questo perché ogni azienda ha esigenze diverse. Perciò, prima di prendere una decisione, dovrai valutare una serie di aspetti.
1. Quali sono le tue priorità?
Il CRM può servire per ottimizzare le vendite, il customer care, il marketing o tutto questo insieme. Definisci le tue necessità prima di immergerti tra le opzioni disponibili. Cercare di passare da zero a cento è controproducente: il tuo primo obiettivo è ottimizzare le risorse umane ed economiche per cominciare ad attivare, un pezzo alla volta, i benefici che per te sono più importanti.
Diffida di pacchetti enormi e offerte imperdibili e scegli sempre ciò che è logico per te. I migliori CRM offrono soluzioni modulari che ti permettono di partire allocando poche risorse ed evolvere la tua gestione in modo sostenibile.
2. Lo useranno davvero?
La resistenza al cambiamento è un fattore da considerare. Ne parliamo nell'articolo sulle difficoltà di adozione di un nuovo CRM (con focus su HubSpot). Le persone si abituano a lavorare con un metodo e faticano a imparare metodi nuovi, quando è necessario. Spesso, si rifiutano di farlo. Il tuo compito, in questo senso, è rendere il passaggio più indolore possibile.
Un CRM con mille funzioni ma troppo complicato rischia di alzare un muro all'ingresso e di restare inutilizzato. La semplicità d’uso è cruciale per evitare il classico "tanto poi non lo aggiorna nessuno". Molti CRM moderni uniscono strumenti potenti all'apprendimento intuitivo e possono agevolarti.
3. Si integra con i tuoi strumenti attuali?
Il CRM non dovrebbe essere un’isola, ma il punto di connessione tra i diversi software aziendali. La sua capacità di integrarsi con gli strumenti già in uso (ERP, strumenti di gestione progetti, piattaforme di e-commerce, email marketing e cos via) fa la differenza tra un CRM che semplifica la vita e uno che crea nuove complicazioni. Un CRM che non si connette con il tuo sistema di fatturazione, ad esempio, può generare doppioni di dati e richiedere inserimenti manuali infiniti. Oppure, se il team di marketing non riesce ad allinearsi con il reparto vendite perché i dati non fluiscono tra CRM e piattaforme di automation, si rischiano strategie inefficaci e campagne poco mirate.
Assicurati che il CRM si integri facilmente con i tuoi strumenti attuali e, se possibile, scegli soluzioni che offrano API aperte o integrazioni native con le piattaforme più diffuse.
4. Funzionerà tra 5 anni?
Il CRM è un sistema che deve accompagnare l’azienda nella sua crescita, perciò assicurati di scegliere una soluzione facilmente scalabile. Oggi la tua azienda ha cinque venditori, ma tra qualche anno potrebbero essere venti? Il CRM deve essere in grado di supportare questo aumento senza rallentamenti né costi esorbitanti per l’upgrade.
Valuta il numero di utenti gestibili, le funzionalità avanzate disponibili nei piani superiori e la possibilità di espandere l’architettura senza dover migrare tutto su una nuova piattaforma. Inoltre, tieni d’occhio il ritmo di aggiornamento del software: le soluzioni migliori investono in innovazione continua, migliorando l’esperienza d’uso e integrando nuove funzionalità senza costringerti a ripensare l’intero sistema daccapo. Non vuoi ritrovarti con un CRM obsoleto tra pochi anni.
5. Automatizza abbastanza?
Un CRM moderno è anche un motore di automazione che semplifica il lavoro quotidiano. L’automazione deve aiutarti a ridurre il tempo speso in attività ripetitive e a migliorare la precisione delle interazioni con i clienti (sì, la marketing automation potenzia le relazioni).
Ad esempio, un buon CRM dovrebbe consentire l’invio automatico di email basate sul comportamento dei lead, la segmentazione dinamica dei contatti in liste aggiornate in tempo reale e la creazione di promemoria automatici per il follow-up delle vendite. Inoltre, le automazioni possono migliorare il servizio clienti, con risposte pre-configurate o ticket che si smistano automaticamente al reparto giusto. Se il CRM che stai valutando non offre abbastanza strumenti di automazione, rischi di perdere opportunità preziose e di caricare il tuo team di lavoro manuale inutile.
Parliamo di queste e altre funzionalità nell’articolo Flussi automatizzati per fidelizzare i lead.
Da dove partire per implementare il nuovo CRM senza stress
Una volta scelto il CRM, devi assicurarti che venga utilizzato correttamente. Ecco i primi passi fondamentali:
- Mappare i processi aziendali prima di iniziare a caricare dati alla rinfusa;
- Formare il team su come sfruttare il CRM per evitare resistenze e rallentamenti;
- Utilizzare l’automazione per semplificare le attività quotidiane.
Abbiamo descritto l’approccio giusto per iniziare nell’articolo Come iniziare a usare un CRM: i primi passi.
HubSpot CRM
Una soluzione sul mercato che conosciamo bene è HubSpot. Abbiamo scelto questo CRM (per noi e per i nostri clienti) per i grandi vantaggi che offre in termini di usabilità, scalabilità e integrazione con il marketing digitale. HubSpot è un ecosistema completo che permette alle aziende di gestire vendite, marketing e assistenza clienti in un’unica piattaforma, riducendo la frammentazione dei dati e migliorando la produttività del team.
Come diciamo spesso: Forse non è il non plus ultra nelle sue singole funzionalità, ma è il migliore in assoluto a legarle tutte insieme in uno strumento coerente e facile da usare.
Uno dei suoi punti di forza, infatti, è proprio la semplicità d’uso: a differenza di altre soluzioni più complesse, HubSpot permette un’adozione rapida anche per chi non ha esperienza con i CRM. Inoltre, la sua capacità di automazione aiuta a gestire lead, clienti e campagne senza sprechi di tempo.
Parliamo di tutti i suoi vantaggi e funzionalità in una pagina dedicata, dove puoi approfondire HubSpot e come possiamo aiutarti a implementarlo.
Il CRM perfetto non esiste; quello giusto sì
Allora, qual è il miglior CRM? Non esiste una risposta unica, perché le aziende hanno strutture e necessità diverse. Ma esiste il CRM più adatto al tuo business, ai tuoi processi e ai tuoi obiettivi.
Una scelta ben ponderata migliora il lavoro di ogni reparto e aumenta la soddisfazione dei clienti. Se vuoi supporto per trovare e implementare la soluzione migliore per te, contattaci: siamo qui per aiutarti a scegliere senza sbagliare.
