C’è una scena che si ripete spesso, sia per freelance e creator, sia per team marketing aziendali o agenzie partner: si apre Instagram, si scrolla un po’, ci si ricorda che “oggi andrebbe pubblicato qualcosa”, ma si chiude l’app e si rimanda.
Spoiler: non è mancanza di volontà. È che senza un piano, ogni contenuto diventa una missione impossibile.
Un buon piano editoriale non è una gabbia creativa. È un alleato operativo e strategico, tanto per i singoli professionisti quanto per le aziende – che gestiscano il canale in-house o con il supporto di un’agenzia.
Serve a chiarire cosa pubblicare, quando, perché e per chi. E così facendo riduce lo stress, ma soprattutto aumenta i risultati.
Questa guida nasce proprio da lì: dall’esperienza concreta con aziende e progetti diversi, per aiutarti a costruire un piano editoriale sostenibile, utile, e che rispecchi davvero chi sei e cosa vuoi ottenere.
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Inizia da te: identità, obiettivi e pubblico
Prima ancora di pensare a cosa pubblicare, serve un check d’identità. Non è un esercizio filosofico, ma una base pratica.
Sei un’azienda B2C che vuole rafforzare il brand? Un’azienda B2B che usa Instagram come vetrina autorevole o come ponte verso altri touchpoint? Sei un imprenditore? Un progetto personale?
E soprattutto: chi pubblica i contenuti? Il team marketing interno? Un’agenzia esterna? Il fondatore stesso?
Poi arriva la domanda chiave: cosa vuoi ottenere da Instagram?
- Far conoscere il brand o posizionarti in modo distintivo
- Raccogliere lead qualificati
- Generare richieste di preventivo o traffico verso il sito
- Rafforzare la community
- Supportare campagne ADV
Una volta chiaro il “perché”, diventa più semplice anche capire a chi ti rivolgi. Parlare a tutti non funziona. Parlare a qualcuno, sì.
Instagram oggi è parte di un sistema più ampio, fatto di siti, newsletter, campagne ADV, CRM, eventi e venditori. È un touchpoint che può intercettare il cliente in momenti diversi del suo percorso: dalla scoperta all’interesse, fino alla fiducia. Non sempre porta a una conversione diretta – soprattutto se vendi servizi B2B complessi o componenti meccaniche in export – ma può accompagnare il processo d’acquisto.
Per chiarirti le idee, fatti queste domande:
- Chi sei su Instagram? (Brand, azienda, team, persona?)
- Perché ci sei? (Notorietà? Generazione contatti? Autorità?)
- Chi ti segue (o dovrebbe farlo)? Clienti finali? Partner? Candidati?
- Che ruolo ha Instagram nella tua customer journey?
Scriviti le risposte. Ti saranno utili ogni volta che ti chiederai “che cosa pubblico adesso?”.
I tuoi temi guida: scegli i pilastri e costruisci intorno
Ogni piano editoriale funziona meglio se ha delle fondamenta solide, e qui entrano in gioco i pilastri editoriali: quei macro-temi ricorrenti che raccontano chi sei, cosa fai, e perché.
Che tu sia un'azienda B2C che vende prodotti o un brand B2B che vuole educare il mercato, i tuoi pilastri ti aiutano a dare coerenza e varietà al profilo.
Ecco qualche esempio concreto:
- Un’azienda che si occupa di consulenza HR potrebbe pubblicare insight su lavoro e leadership, casi studio, e “dietro le quinte” della propria cultura aziendale.
- Un brand food & beverage B2C potrebbe alternare contenuti di prodotto, storytelling, contenuti generati dagli utenti e ricette.
Definisci 3-4 pilastri che siano strategici ma anche sostenibili: devono rispecchiare il brand e poter essere alimentati nel tempo, anche con il supporto di più persone.
Per approfondire, leggi anche: I 10 errori da non commettere nel tuo piano editoriale social
Il buffet di Instagram: scegli i formati giusti
Instagram è come un buffet ben fornito, offre una varietà infinita di formati. Ma usarli tutti, indistintamente, è come voler assaggiare ogni piatto e poi sentirsi male. Meglio scegliere cosa ti rappresenta di più e usare il resto con criterio.
I reel, ad esempio, sono ottimi per farsi scoprire da nuove persone, mentre i caroselli ti permettono di raccontare qualcosa con più calma e profondità. Le storie sono perfette per essere presenti ogni giorno e i post singoli possono rafforzare visivamente la tua identità. Non serve fare tutto. Serve farlo con intenzione.
Ogni formato ha una sua funzione:
- Reel → ottimi per farsi scoprire (grazie all’algoritmo)
- Caroselli → ideali per spiegare concetti, dare valore, educare
- Stories → perfette per la relazione continua, l’interazione, il racconto quotidiano
- Post singoli → servono a rafforzare l’identità visiva e i messaggi forti
- Link in bio, Highlights, Guide → strumenti da sfruttare per chi vuole approfondire
Non devi fare tutto. Devi scegliere in base a ciò che serve al tuo obiettivo: Awareness? Autorità? Conversioni?
Un reel leggero pensato per raccontare alcune curiosità sul mondo dell’energia.
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Organizzati, ma lascia spazio all’imprevisto
Il calendario editoriale è come un’agenda per i contenuti: ti dice quando pubblicare cosa, ma lascia sempre spazio all’improvvisazione. Può essere un foglio Google condiviso con il team o anche un'agenda cartacea: non importa il mezzo, conta la chiarezza operativa.
Consigli pratici:
- Parti con 2-3 pubblicazioni a settimana
- Analizza gli “Insights” per capire i giorni e gli orari migliori
- Prepara i contenuti con un po’ di anticipo
- Lascia sempre spazio per improvvisare o inserire notizie rilevanti
Un calendario solido aiuta anche a coordinarsi con altri canali (newsletter, blog, campagne paid): Instagram diventa così parte di un piano marketing integrato, non un’isola a sé stante.
Scrivi come se stessi parlando davvero
Che tu stia scrivendo da solo o con il supporto di un copy, evita il gergo aziendale stretto. Su Instagram vincono i testi che sembrano conversazioni, non quelli che suonano come comunicati stampa.
Usa un tono coerente con il brand, coinvolgi, racconta, chiedi.
Sì, anche le call to action funzionano: non sono manipolazione, sono una guida.
E se fai ADV, considera che anche le caption sponsorizzate devono essere credibili: più persone che leggono, più possibilità che clicchino.
Qui sopra un esempio di linguaggio informativo ed emozionale per la prevenzione sanitaria.
Cura l’estetica (senza cadere nel perfezionismo)
Instagram è visivo, questo si sa. Serve coerenza visiva, non assoluta perfezione.
Qualche regola base:
- Usa sempre gli stessi 2-3 font
- Definisci una palette colori principale
- Cura le copertine dei reel e dei caroselli
- Rispetta i formati (1080x1350 per i post, 1080x1920 per storie e reel)
Se lavori con un team o un’agenzia, crea un piccolo brand kit visivo da usare come riferimento.
Parla con chi ti segue. Sempre.
Instagram, un po’ come tutti i social, non è un palco, è una piazza. Non basta pubblicare e sparire. Serve rispondere, interagire, riconoscere chi ti segue.
Un brand che parla ma non ascolta perde opportunità preziose di costruire fiducia e connessioni.
E se gestisci un profilo aziendale, considera che le relazioni digitali possono diventare contatti commerciali nel medio-lungo periodo. Ma devono partire da una conversazione vera.
Ogni tanto fermati e guarda come sta andando
Un piano editoriale funziona davvero quando si collega ai risultati.
Non servono report da 30 slide, ma una review mensile ti aiuta a capire se stai andando nella direzione giusta.
Fatti queste domande:
- Cosa ha funzionato?
- Perché ha funzionato?
- Cosa non ha funzionato?
- Cosa possiamo testare nel prossimo mese?
Analizza con mente aperta, non per inseguire le vanity metrics, ma per ottimizzare in ottica di business.
Instagram, ricordiamolo, è uno strumento. I risultati veri si misurano anche fuori dalla piattaforma.
Per tirare le fila
Un piano editoriale per Instagram non è un vezzo da social media manager, ma un asset strategico.
Ti aiuta a risparmiare tempo, a comunicare in modo coerente e – soprattutto – a portare risultati tangibili, che tu sia un freelance, un’azienda o un’agenzia.
Costruirlo richiede metodo, ma anche flessibilità.
Testa, adatta, ascolta i dati, ascolta le persone.
E poi pubblica. Riprova. Migliora.
