L’organizzazione di un evento, come ad esempio la partecipazione a una fiera di settore, può rappresentare un'opportunità straordinaria per il business di un’azienda. E se ti dicessi che la digitalizzazione potrebbe essere la chiave per sbloccarne il massimo potenziale?
Le fiere e gli eventi rappresentano un tassello fondamentale nel contesto del business B2B, perché forniscono alle aziende un'opportunità insostituibile di mettere in luce il valore delle proprie offerte e di coinvolgere attivamente i potenziali clienti.
Per il cliente, infatti, partecipare ad un evento significa diverse cose:
- Conoscere da vicino l’azienda e le persone al suo interno;
- Provare il prodotto o il servizio;
- Testare la cura e l’attenzione con cui l'azienda lavora;
- Verificare la sicurezza e la fiducia che l'azienda trasmette;
- Verificare se c’è cura anche nelle fasi preliminari e successive all'evento;
- Testare gli imprevisti.
Tuttavia, nonostante la rilevanza strategica, molte aziende aderiscono ancora a metodologie di gestione dell’evento tradizionali, utilizzando strumenti superati e poco performanti come, ad esempio, moduli cartacei o file Excel. Questa resistenza al cambiamento rischia di ostacolare il pieno sfruttamento del potenziale delle fiere nell'ambiente aziendale di oggi.
L'avvento dell'era digitale ha infatti evidenziato l'importanza di digitalizzare il processo di gestione degli eventi aziendali, e questa trasformazione non riguarda solo l'adozione di nuove tecnologie, ma rappresenta un cambiamento di paradigma che rivoluziona il modo in cui le aziende si relazionano con i propri clienti. Da occasioni statiche, grazie alla digitalizzazione, gli eventi diventano esperienze dinamiche e coinvolgenti. Per questo, pensare ad un evento fisico senza che abbia anche una dimensione digitale è un errore: l'esperienza digitale dei clienti, all'interno di una strategia omnichannel, ha un peso molto rilevante e va gestita con la stessa cura di quella fisica.
I vantaggi della digitalizzazione di un evento aziendale
Un evento è un'esperienza che vive a lungo, spesso a partire da molto prima e per finire molto dopo il verificarsi dell'evento stesso. Ci sono almeno 7 fasi da considerare:
- La promozione;
- L'iscrizione;
- La preparazione degli iscritti alla partecipazione;
- L'evento di per sé;
- Il follow up immediato;
- Le offerte commerciali successive ;
- La coda lunga dell'evento.
Nel corso di questo articolo esamineremo come digitalizzare ciascuno di questi step. Ma prima, una domanda di contesto: perché è così importante digitalizzare un evento?
La digitalizzazione degli eventi aziendali rappresenta un passaggio fondamentale nella strategia di crescita di qualsiasi impresa. Oltre a permettere di raggiungere un pubblico più vasto, consente alle aziende di ottimizzare i propri processi, risparmiando tempo prezioso e migliorando l'efficacia complessiva delle strategie di marketing e vendita. Attraverso l'implementazione di soluzioni digitali, le aziende possono tracciare e gestire in modo più efficiente l'intero percorso del cliente, dalla fase di attrazione iniziale fino alla fase di conversione e anche oltre.
Il percorso del cliente dalla fase di attrazione a quella di fidelizzazione non è lineare, ma comprende diversi step che possono susseguirsi in modo disordinato.
Inoltre, la digitalizzazione consente alle aziende di adottare approcci più mirati e dinamici nel raggiungere il proprio pubblico target. Questo non solo amplifica la portata dell'evento, ma ne aumenta anche la probabilità di coinvolgimento attivo da parte dei potenziali clienti.
In definitiva, digitalizzare un evento porta all’azienda tre vantaggi fondamentali:
- Non perdere dati;
- Non perdere tempo;
- Non perdere opportunità.
Cosa fare prima dell'evento: la chiave per una fiera di successo
Il successo di un evento aziendale inizia molto prima che i partecipanti ne varchino la soglia. La fase di preparazione, se gestita in modo efficace, può fare la differenza tra un evento che genera interesse e coinvolgimento e uno che passa inosservato.
1) Gli inviti
Innanzitutto, è essenziale identificare chi invitare. Qui entra in gioco un buon sistema CRM (Customer Relationship Management). Un CRM ben organizzato consente di tenere traccia dei contatti già esistenti, segmentare il pubblico in base a vari criteri e identificare i potenziali partecipanti più indicati. Attraverso l'analisi dei dati, è possibile individuare le persone e le aziende che possono trarre maggior beneficio dall'evento e indirizzare loro inviti mirati.
Alcuni esempi di email di invito ad aventi realizzate con HubSpot
Una volta definita la lista degli invitati, bisogna comunicare loro l'evento in modo chiaro e accattivante. La creazione di una landing page dedicata è uno strumento prezioso in questo processo. Questa pagina web deve essere progettata in modo attraente, fornendo informazioni dettagliate quali data, luogo, agenda e ospiti speciali. Inoltre, dovrebbe includere un modulo di registrazione che consenta ai potenziali partecipanti di iscriversi. L'utilizzo di strumenti automatizzati, come quelli offerti da piattaforme come HubSpot, semplifica notevolmente sia la gestione degli inviti che la creazione di landing page personalizzate.
2) Iscriversi all'evento
Una volta inviato l'invito e messa a disposizione la landing page, è il momento di raccogliere dati attraverso il modulo di iscrizione. Questo è un passaggio critico per comprendere meglio i potenziali partecipanti e personalizzare ulteriormente la loro esperienza durante l'evento. Il modulo di iscrizione dovrebbe raccogliere informazioni pertinenti come nome, azienda, posizione lavorativa e interessi specifici riguardanti l'evento. Questi dati possono poi essere utilizzati per creare segmenti di pubblico mirati e fornire contenuti personalizzati che risuonano con gli interessi e le esigenze dei partecipanti.
Con Hubspot è possibile personalizzare i form di iscrizione per raccogliere le informazioni più utili.
3) Stimolare la partecipazione
Infine, stimolare la partecipazione degli invitati è essenziale per garantire un'alta affluenza all'evento. Non è sufficiente che gli invitati si iscrivano; è importante anche assicurarsi che partecipino. Qui entra in gioco la personalizzazione dei contenuti e delle comunicazioni. Utilizzando i dati raccolti durante la fase di registrazione, è possibile creare contenuti e offerte mirate che incentivano i potenziali partecipanti a prendere parte attiva all'evento, ad esempio inviando e-mail personalizzate con anteprime delle sessioni più rilevanti per i loro interessi.
La fase prima dell'evento è cruciale per il successo complessivo di una fiera aziendale. Attraverso la corretta gestione delle attività di invito, la creazione di una landing page efficace e la raccolta di dati mirata, le aziende possono massimizzare il coinvolgimento dei potenziali partecipanti e garantire il successo dell'evento stesso.
Massimizzare il valore dell'evento aziendale: durante e dopo la fiera
Durante l'evento, la capacità di mantenere un flusso conversazionale fluido e coinvolgente è cruciale per generare interesse e interazione con i partecipanti. La preparazione pre-evento diventa quindi essenziale, poiché arrivare con contenuti pronti e pertinenti consente di narrare efficacemente la propria azienda e fornire elementi di vero valore e interesse. Senza una preparazione adeguata, c'è il rischio di non riuscire a coinvolgere i partecipanti in modo significativo, compromettendo così la possibilità di generare conversioni dopo l'evento.
Inoltre, è fondamentale organizzare efficacemente anche il tempo e le risorse disponibili. Poiché i partecipanti possono avere obiettivi diversi, è necessario che i team siano organizzati per gestire le varie richieste in modo efficiente. In questo contesto, la tecnologia e la digitalizzazione giocano un ruolo chiave nel gestire e analizzare le informazioni in tempo reale, consentendo ai team di identificare rapidamente i potenziali clienti e adattare le loro strategie di coinvolgimento di conseguenza.
Passando alla fase successiva, il periodo post-evento rappresenta un'opportunità critica per massimizzare il valore generato dall'evento stesso. Il follow-up con i partecipanti è essenziale e deve essere pianificato e automatizzato in anticipo per garantire un'efficacia ottimale. Con Hubspot è possibile creare e programmare follow-up personalizzati e mirati, indipendentemente dal singolo commerciale, e gestire efficacemente diverse tipologie di clienti.
Inoltre, è importante avere chiari i passi successivi da intraprendere dopo l'evento. Questo significa avere una proposta commerciale ben definita e pronta da presentare ai potenziali clienti, consentendo di capitalizzare sull'interesse generato durante l'evento stesso.
Infine, la fase post-evento offre l'opportunità di sfruttare appieno i dati raccolti per creare e implementare strategie di lungo termine. Attraverso la segmentazione dei dati e l'analisi delle informazioni raccolte, è possibile identificare opportunità di cross-sell e downsell, inviare newsletter personalizzate, e invitare i potenziali clienti ad altri eventi futuri. Inoltre, la "coda lunga" consente di mantenere una relazione duratura con i potenziali clienti nel tempo, garantendo che nessuna opportunità venga trascurata.
Per tirare le fila
In conclusione, l'evento aziendale rappresenta un processo end-to-end che richiede un approccio integrato e sinergico tra marketing e vendite. Solo combinando dati, tecnologia e processi in modo strategico è possibile massimizzare il valore generato dall'evento, creando relazioni durature con i potenziali clienti e ottimizzando il ritorno sull'investimento complessivo.
