Un commerciale, specie quando ha a che fare con molti contatti, fatica a gestire tutti nel modo migliore senza gli strumenti giusti. Oggi parliamo di uno di questi strumenti: le sequenze di HubSpot, che ti permettono scrivere di persona a tutti i contatti, con un processo automatico che ti fa risparmiare tempo.
Per creare e utilizzare le sequenze, serve un account HubSpot con Sales Hub Professional o Enterprise oppure Service Hub Professional o Enterprise.
Uno strumento per automatizzare i processi commerciali
Quante volte ti è capitato di perdere un potenziale cliente perché la relazione con lui è stata gestita nel modo sbagliato? In tutte le aziende (non importa di che dimensioni) c’è sempre qualcuno che fa questa fine: persone appena conosciute e altre a cui manca solo l’acquisto o la firma sul contratto.
Abbiamo già visto come la marketing automation potenzia le relazioni con i clienti, e le stesse ragioni valgono per i rapporti commerciali. Automatizzare i processi riduce i compiti ripetitivi e ci permette di utilizzare il tempo risparmiato per aumentare la qualità della relazione.
Le sequenze di HubSpot sono un potente alleato dei commerciali. Usando una sequenza, puoi inviare dei modelli preimpostati di email – personalizzate nei contenuti e nei tempi – per coltivare i contatti nel tempo.
All’interno della sequenza puoi anche creare dei task per ricordarti di seguire i tuoi contatti in determinati momenti. Inoltre, quando i contatti rispondono a una delle email o prenotano una riunione con te, vengono disiscritti in automatico dalla sequenza, per non ricevere altre email che sarebbero per loro inutili.
Usando le sequenze puoi intrattenere una relazione fruttuosa per il potenziale cliente e per la tua azienda senza dover scrivere un'email sempre uguale ogni volta che la relazione evolve. Ti sembra troppo bello? In realtà è una conclusione logica, una volta capito il concetto alla sua base. Una comunicazione è formata da due elementi fondamentali:
- La struttura, cioè l’insieme di condizioni e motivazioni per le quali avviene una comunicazione e delle categorie di contenuto che vuoi comunicare;
- Il contenuto personalizzato, cioè l’insieme di dati variabili che riempiono le categorie di contenuto prescelte.
Vediamo un esempio per capire meglio il concetto.
Come si crea un’email automatica personalizzata
Dobbiamo inviare un’email a seguito della conferma di un contratto per la realizzazione di un sito web. Nella comunicazione qui sotto puoi vedere in nero le parti fisse per tutti i riceventi (la struttura) e in arancio i dati variabili che cambiano in base al contatto (i contenuti personalizzati).
Buongiorno Nome,
finalmente possiamo partire e realizzare il nuovo sito web per Nome azienda. Abbiamo concordato di consegnarvi il lavoro finito entro Data di chiusura.
L’investimento che abbiamo stabilito è di Importo ultimo contratto + iva, che potrai pagare in 12 rate mensili. Nelle prossime ore l’amministrazione ti invierà i moduli da firmare.
Hai prenotato l’appuntamento di avvio del progetto il giorno Data ultima riunione prenotata. Sarà presente anche il collega responsabile del progetto Nome proprietario del contatto.
Ti ringrazio ancora per la tua fiducia e ti auguro una buona giornata.
È chiaro che, se hai questo modello pronto, non devi perdere tempo a riscrivere la stessa email e a recuperare tutte le informazioni necessarie per ogni cliente che firma un contratto per la realizzazione di un sito web. Ora prova a sommare tutte le comunicazioni che devi inviare a ogni contatto durante una relazione commerciale: capirai che il risparmio di tempo è davvero notevole.
Le sequenze di HubSpot ci permettono un controllo massimo sulle comunicazioni da inviare e sulle loro tempistiche, e si popolano proprio con modelli come questo.
Uno strumento simile, che forse conosci, sono i modelli email di Google. Il principio è lo stesso, e sono senza dubbio una funzionalità molto utile, ma anche piuttosto limitata rispetto alle sequenze.
I vantaggi delle sequenze di HubSpot rispetto ad altri modelli
Su Gmail puoi salvare delle email come modello, includendo anche la tua firma. Se devi rispondere spesso alle stesse domande, oppure inviare a molti lo stesso contenuto, questi modelli ti fanno sicuramente risparmiare tempo. E quando inserisci un modello salvato in una nuova email puoi sempre aggiungere, rimuovere o modificare delle parti prima di inviarlo.
Proprio qui sta la differenza principale: i modelli email di Google ti permettono di salvare la struttura, ma il contenuto personalizzato devi inserirlo a mano.
Al contrario, i modelli email di HubSpot recuperano le informazioni personalizzate dal tuo database e le inseriscono in automatico nella struttura. Ogni singola informazione che raccogli sui tuoi contatti può essere utilizzata per creare dei contenuti personalizzati. E, una volta fatto questo, puoi inserire i tuoi modelli in una sequenza che li invia in automatico sempre al momento giusto!
Ecco i vantaggi principali delle sequenze di HubSpot:
- Sono condivise: possono essere usate da commerciali diversi, perché il cliente specifico riceverà le email della sequenza con il nome mittente del commerciale che l'ha avviata;
- Sono una serie, che lavora in autonomia fino a una reazione del contatto: quando vuoi inviare una sequenza a un cliente, ti basta inviare la prima email, le altre verranno inviate in automatico alla distanza temporale che hai scelto per ciascuna (ad es. dopo 3 giorni), finché il contatto non fa qualcosa (ad es. ti risponde o si disiscrive);
- Oltre alle comunicazioni per i contatti, puoi inserire anche notifiche interne per ricordarti di fare dei task in determinati momenti (ad es. chiamare il contatto che è arrivato a quello step);
- Nei modelli email puoi inserire i campi personalizzati del ricevente (nome, azienda, caratteristiche del contratto, ecc.) e il link per programmare un meeting con te.
Implementa per gradi
HubSpot è una piattaforma che dà il meglio di sé quando integra tutte le azioni possibili che puoi fare come azienda per creare una relazione forte con i tuoi clienti. Le sequenze sono uno strumento potente per i commerciali perché rendono il loro lavoro più fluido, riducono il tempo da dedicare ad attività ripetitive e permettono di concentrarsi su quelle a maggior valore aggiunto.
Inoltre, sono versatili e utilizzabili in varie situazioni, dall’inizio del tuo rapporto con un contatto alla definizione di un acquisto. Il consiglio è di cominciare a crearne qualcuna e goderti la differenza: siamo certi che, da quel momento, non vorrai che continuare a crearne di nuove!
