Il reparto commerciale di una PMI è spesso diviso in tre parti: commerciali "veri e propri", back office commerciale e direzione commerciale. Se il back office ha di frequente la possibilità di consultare software in versione desktop, i commerciali e la direzione hanno bisogno di gestire il CRM da mobile.
Le necessità di gestione del CRM da smartphone sono molto simili tra diverse aziende:
Per consentire agli utenti di ottenere tutti questi benefici, HubSpot ha realizzato un'applicazione dedicata nello specifico ai commerciali che rende facile e sicuro accedere in mobilità a dati sempre aggiornati e sincronizzati su tutti i device aziendali.
Perché è importante rendere disponibili i dati in mobilità
I commerciali hanno un compito molto importante per la vita dell'azienda: mantenere vive e in salute le relazioni con i clienti. Da queste dipende la capacità dell'azienda di vendere i propri prodotti e di crescere nel mercato.
Per svolgere questa attività, i commerciali hanno bisogno di entrare in contatto con i propri clienti di frequente. Quando è possibile e necessario, devono farlo dal vivo. Per questo hanno bisogno di auto aziendali, telefoni aziendali e computer portatili: si spostano di frequente e svolgono la maggior parte del lavoro da remoto, anche quando la pandemia non c'è.
Poter accedere da remoto - da un parcheggio, da un autogrill, dalla sala d'attesa del cliente - ai dati legati alla propria attività commerciale è essenziale per consentire loro di essere aggiornati in modo efficiente sui clienti che hanno di fronte e su tutte le altre attività che li riguardano.
Anche quando i commerciali sono in ufficio, o se lavorano in ruoli di back office, è utile che abbiano accesso ai dati velocemente per le call fuori orario, la ricezione di telefonate inbound, il passaggio di informazioni cross device.
Vediamo allora come HubSpot interpreta nella propria app nativa IOS e Android questi bisogni:
1. Accesso al dato
Visualizzare e modificare i dati di contatti e aziende
Immaginiamo di trovarci nella sala d'aspetto di un cliente, e di non ricordare (per fare un esempio banale, ma molto frequente) i nomi di tutte le persone con le quali dovremo parlare di lì a poco. Poter avere accesso velocemente al CRM nel quale aziende e contatti sono sempre collegati può salvarci da brutte figure. Allo stesso modo, può essere importante in alcuni casi verificare le note prese in passato e le email scambiate a proposito di un'offerta senza fare scomode ricerche nel client di posta o chiedere ai colleghi informazioni in proposito.
Ecco che il CRM diviene essenziale per consentirci di consultare da mobile tutte le informazioni legate ai contatti e alle aziende - nostre e di tutti i colleghi che lavorano con quel cliente - direttamente e da qualsiasi luogo abbia una connessione web appena decente.
L'app HubSpot consente un veloce accesso alle informazioni di contatto (per tutti i contatti e le aziende registrate in qualsiasi momento e da chiunque in HubSpot), con la possibilità di vedere anche le attività svolte con quel contatto da tutti i colleghi e di modificare o aggiungere dati o dettagli.
Trovare numeri ed email dei clienti senza salvarli nella rubrica del telefono e gestire le chiamate dal telefono
Un altro classico bisogno dei commerciali in mobilità è quello di poter chiamare i clienti o inviare un'email. Spesso i commerciali registrano nel proprio device i contatti più importanti, ma alle volte questo compito è delegato al back office, oppure esclude alcuni contatti con i quali si hanno rapporti meno frequenti. Se il lavoro di gestione del data base è stato fatto correttamente, tuttavia, i dati saranno nel CRM. E poter far partire una chiamata direttamente dal CRM è estremamente comodo ed efficiente.
Gestire le chiamate sul telefono col CRM
Inoltre, l'app di HubSpot consente di individuare l'ID del chiamante per tutte le chiamate in entrata il cui numero non sia registrato nella rubrica del telefono. Supponiamo che vi chiami un'azienda che non conoscete direttamente, ma che dall'ufficio hanno registrato nel CRM. L'app mobile di HubSpot vi segnalerà chi sta chiamando in quel momento.
2. Aggiornamento del dato
Aggiornare il CRM con report su appuntamenti e telefonate
Uno dei compiti meno tollerati dai commerciali è quello di scrivere report, poiché spesso non se ne percepisce il beneficio. HubSpot offre numerosi sistemi per semplificare la stesura di report (dal tracciamento delle email alla reportistica automatizzata). È vero, tuttavia, che qualche volta è necessario prendere note su quello che accade. Tipicamente questo accade al venerdì, nel tardo pomeriggio, quando orde di commerciali pronti al weekend devono estrarre da agende, calendari e dalla propria memoria quello che è accaduto durante la settimana, per completare report con i quali i direttori vendite valuteranno le performance.
Ma se ci fosse un modo di scrivere velocemente qualche appunto appena finita una chiamata? O all'uscita da un meeting, prima di accendere l'auto?
L'app mobile di HubSpot consente di aggiornare il CRM con report su appuntamenti, telefonate, email inviate da device non tracciati e altre forme di comunicazione semplicemente prendendo appunti dal cellulare come con qualsiasi altra app che si usa tutti i giorni, anche con il dettato vocale.
Inviare email tracciate nel CRM
Una delle richieste tipiche dei commerciali è: "Posso mandare un'email dal telefono e tracciarla nel CRM?". La risposta è sì. Ci sono due modi:
- Usare il client di posta usuale e aggiungere in copia nascosta la mail dell'account HubSpot (tuo_ID_hubspot@bcc.Hubspot.com, esempio 23xxxx@bcc.hubspot.com). In questo caso l'email sarà registrata in tutti i clienti il cui indirizzo compare nell'email, salvo quelli esclusi a priori (normalmente, si escludono i colleghi);
- Usare direttamente l'app mobile di HubSpot decidendo quindi i clienti su cui registrare la comunicazione. In questo caso sarà possibile usare i meeting link e richiamare i documenti tracciati di HubSpot.
Creare, consultare e aggiornare le opportunità commerciali
Uno dei miei primi colleghi commerciali un giorno mi disse: "Il commerciale vive per chiudere contratti". All'epoca non lo presi molto sul serio e pensai che stesse esagerando. Continuo a pensare che stesse esagerando - si vive per molto altro - ma all'interno del contesto lavorativo uno degli scopi primari dei commerciali è chiudere contratti e raggiungere il budget. Per questo, poter consultare le proprie opportunità commerciali, farle avanzare e vederle chiudersi è un'attività essenziale, da svolgere quotidianamente e più volte al giorno, spesso anche in mobilità.
Le informazioni, quindi, devono essere aggiornate, facilmente gestibili e modificabili dall'app.
3. Gestione dell'agenda
Tenere sott'occhio le attività del giorno anche senza un'agenda cartacea
Cosa devo fare oggi? Che appuntamenti ho?
Mettere insieme queste due domande, considerando che appuntamenti e promemoria possono essermi assegnati anche da altri colleghi in azienda, non è sempre facile. Per questo la prima schermata dell'app mobile di HubSpot ci consente di vedere facilmente le attività della giornata. Un'occhiata prima di cominciare la giornata, e poi si parte.
Programmare task
I promemoria delle attività da fare sono un must per i commerciali. Come ricordarsi, altrimenti, che il cliente tal dei tali mi ha chiesto di richiamarlo dopo 6 mesi, o che devo fare un follow up sull'offerta inviata dopo 2 settimane?
I task sono uno strumento utilissimo per assegnare a sé stessi o ai colleghi compiti da svolgere in un determinato momento. L'app si arrangia a ricordarci quando con notifiche sull'email, su desktop e, appunto, in-app.
Registrare nel CRM biglietti da visita
Infine, quando sei in visita in azienda o a qualche evento, la pratica di scambiarsi biglietti da visita è estremamente in voga, ma allo stesso tempo molto obsoleta. In fondo, chi conserva più i biglietti da visita? E poi, se il biglietto da visita è conservato da un solo commerciale, come fa l'azienda ad avere accesso a quelle informazioni?
Per questo, l'app mobile di HubSpot include un comodo strumento di lettura dei biglietti da visita che supporta l'immediata registrazione del contatto nel CRM in pochissimi comodi click.
Tiriamo le fila
I commerciali vivono una vita in mobilità. Poter contare su strumenti semplici, affidabili e sicuri per gestire le proprie attività da mobile è utile per rendere il loro lavoro - così difficile, e così fondamentale - un po' più confortevole. Scegliere un CRM che abbia un buon approccio mobile è come scegliere un'auto con un assetto stabile e agile: si farà più strada con meno pericoli e più risultati!
