13 maggio, 2022

Come monitorare le vendite con i report di HubSpot?

Luca Bassanello

In tutte le aziende il reparto commerciale deve raggiungere e, se possibile, superare il budget di riferimento per il periodo in esame. Questa soglia può essere fissata dal commerciale stesso o dalla direzione, ciò che conta è il suo effettivo raggiungimento, che consente di ottenere le premialità connesse.

Le possibilità sono 3:

  1. raggiungere il budget e di conseguenza ricevere il premio;
  2. superarlo e ottenere un premio più alto;
  3. non raggiungere il budget (e quindi nemmeno il premio).

A partire da queste semplici condizioni di partenza si aprono vari scenari per cui è necessario tenere monitorati i dati commerciali. HubSpot può aiutare a tenere la situazione sotto controllo da parte di venditori, direttori commerciali e direzione generale, con una serie di report nativi o personalizzati a loro dedicati. 

Ma quali sono gli elementi e i fattori da tenere sotto controllo? Di seguito facciamo alcuni esempi, quelli più frequenti e ricorrenti: 

  1. Dato di fatturato
  2. Dato distinto per periodo
  3. Prodotto o servizio più venduto
  4. Pipeline commerciale
  5. Intero processo
  6. Dashboard personali

Analizziamoli più nel dettaglio.

 

1. Dato di fatturato

Il primo dato utile da monitorare è senza dubbio il fatturato puro generato dalle trattative chiuse e vinte. Quanto vale l'insieme dei contratti che in un dato periodo i commerciali stanno "portando a casa"?

È necessario fare una distinzione tra ruolo personale (del venditore) e aziendale (del direttore vendite o della direzione generale):

  • Il venditore sa che deve vendere un certo numero di prodotti/servizi al mese e quindi si preoccuperà soprattutto delle proprie performance;
  • Il direttore vendite, invece, dovrà controllare tutta la squadra. Si preoccuperà non solo del livello aggregato (il budget generale: lo stiamo raggiungendo? Sì? No?) ma anche del lavoro di ogni singolo membro del team commerciale.

Quindi, il direttore vendite deve avere a disposizione una previsione commerciale aggregata (per anno, per trimestre, per mese o per qualsiasi unità di tempo utile all'azienda) ma deve anche controllare cosa sta facendo ogni singolo venditore o dealer.

Per esempio, può essere utile valutare chi sta vendendo 10 o 20 volte di più rispetto agli altri per premiarlo.

 

Classifica delle vendite per agente su HubSpot

 

È importante avere sempre una verifica aggregata (o vista generale) e una puntuale (o drill down). Sarà infatti fondamentale scendere il più possibile nel dettaglio per individuare i fattori microscopici che generano quello specifico dato aggregato.

 

2. Dato distinto per periodo

Anche l'elemento temporale è essenziale per le nostre valutazioni. Avere a disposizione dati distinti per periodo ci consente di fare delle previsioni dislocate su periodi temporali molto diversi.

Per esempio? Una visuale delle offerte vinte di mese in mese, oppure una previsione commerciale basata su temporalità diverse nel mese in corso e nel prossimo, nel trimestre in corso e in quello successivo, ecc.

 

Previsione annuale su HubSpot

 

La vista annuale è di sicuro un punto di partenza fondamentale, ma possiamo svolgere analisi anche sulla base del trimestre, del mese o addirittura della settimana... Insomma, la visualizzazione è personalizzabile a seconda delle specifiche esigenze aziendali.

 

Previsione del trimestre su HubSpot

 

Ad esempio, la vista settimanale potrebbe essere particolarmente indicata per un mercato che prevede vendite molto frequenti.

 

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3. Prodotto o servizio più venduto

Potrei avere anche un'altra necessità: vedere quale prodotto o servizio aziendale sta vendendo di più tra tutti quelli disponibili.

Per farlo, devo distinguere le offerte per tipologia di prodotto coinvolto oppure per budget di ogni singolo prodotto all'interno della stessa offerta.

Faccio un esempio: nella stessa offerta potrei vendere 4 prodotti diversi (prodotto A, B, C e D). Si tratterà quindi di un preventivo che contiene 4 pezzi e che in totale vale 100.000 euro, ma ogni singolo pezzo ha un valore preciso (per esempio, il prodotto A vale 50.000 euro, mentre il prodotto B 25.000). Quindi mi sarà utile vedere anche quanto vale ogni singolo prodotto (o tipologia di servizio) all'interno della mia attività commerciale.

 

Importo per prodotto su HubSpot

 

Con una visualizzazione di questo tipo posso vedere all'interno dell'aggregato di tutte le offerte quanto sto vendendo per ogni singolo prodotto (e anche per ciascun commerciale).

Noterai anche tu che comincio già ad avere un quadro molto preciso della mia attività commerciale in quel dato momento.

 

4. Pipeline commerciale

Proseguendo lungo il nostro elenco di fattori commerciali da monitorare, troviamo un altro elemento fondamentale: la pipeline commerciale.

Cos'è la pipeline? È l'insieme delle fasi in cui si suddivide il percorso del commerciale con i propri clienti, da quanto esiste un'opportunità a quando questa si chiude perché vinta oppure perché persa.

 

La pipeline commerciale in HubSpot

 

La pipeline non è mai uguale per ogni azienda, ma la sua struttura è molto importante e posso voler fare diverse analisi al riguardo. Per esempio?

  • Vorrei vedere in tutte le fasi del mio percorso quanti contratti ho in un preciso momento, così da aver chiara qual è la mole di attività che sto producendo in quel periodo;
  • Potrei voler vedere quante opportunità commerciali ci sono nelle varie fasi e come sono distinte per commerciale;

Visione dell'importo per fase su HubSpot

  • Mi piacerebbe sapere anche quanto tempo trascorre in media un'offerta all'interno di ogni fase della pipeline;

Durata delle fasi della pipeline su HubSpot

  • Vorrei inoltre indagare sulle fonti e quindi capire da dove arrivano le offerte commerciali, così da poter monitorare quello che accade nel percorso compiuto dal cliente prima di arrivare alla vendita.


5. Intero processo

Nella nostra attività di analisi è fondamentale monitorare non solo i risultati in termini economici, ma anche il processo. Quindi posso tenere sotto controllo le attività svolte dal team sotto diversi punti di vista:

  • le attività legate al numero di offerte, di contratti e di azioni specifiche;

Report sui contatti in HubSpot

  • in termini più generali, le email inviate, i task compiuti, le riunioni svolte e le note compilate.

Report sulle azioni in HubSpot

Anche in questo caso, posso monitorare tutte queste informazioni come dato aggregato oppure dividendole per commerciale di riferimento.

Perché dovrebbero interessarmi queste informazioni? Perché il raggiungimento di alcuni key results rappresenta comportamenti predittivi che mi consentono di prevedere il grado di successo dell'attività commerciale e di monitorare quanto una persona si sta impegnando per ottenere l'obiettivo di fatturato prefissato.

 

6. Dashboard personali

Finora ci siamo concentrati in modo particolare sulla direzione commerciale, ma in realtà può essere molto interessante anche per il singolo utente tenere monitorate le proprie attività.

Quindi, è possibile creare delle dashboard personali in cui ognuno potrà avere sotto controllo il proprio comportamento, personalizzando la vista secondo le proprie esigenze.

Dashboard personale in HubSpot

 

 

Tiriamo le fila

Fare delle analisi sul rendimento del nostro team commerciale è fondamentale per tenere monitorato lo stato di salute del business. Grazie alle numerose possibilità offerte da HubSpot, possiamo personalizzare le viste sulla base delle nostre esigenze, aggregando e disaggregando i dati, ricavando tutte le informazioni necessarie per svolgere delle analisi il più complete possibile, creando report nuovi che nessun altro ha mai creato in base alle informazioni che raccogliamo. 

 

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