Un'agenzia in smart working: la nostra (felice) esperienza di lavoro a distanza

Ormai abbiamo tutti imparato a familiarizzare con la parola smart working e ci siamo ritrovati a dover reinventare la nostra routine lavorativa dalle mura di casa. A partire da febbraio 2020, anche noi di Sinfonialab abbiamo introdotto il lavoro da remoto all'interno dell'agenzia. Abbiamo iniziato perché costretti dalla situazione emergenziale ma, dopo un periodo di adattamento, mano a mano che i giorni, le settimane e i mesi passavano, ci siamo resi conto che questa nuova organizzazione faceva al caso nostro.

Anzi, dobbiamo essere onesti: ci siamo trovati molto bene.

Non ci consideriamo degli esperti di smart working, ma penso che la nostra esperienza possa essere utile a realtà, anche piuttosto piccole, per capire come lavorare bene da remoto, con soddisfazione ed efficacia. In questo articolo cercherò quindi di fornire degli esempi molto pratici e degli spunti operativi e strategici.

Ho approfondito l'argomento in un Live Q&A dedicato alla nostra esperienza con lo smart working e in questo post riprenderò i punti chiave della diretta.

Progetti, task, scadenze: come organizzare il lavoro

Quando più persone lavorano a uno stesso progetto ma si trovano a distanza, la parola chiave è una sola: digitalizzazione del processo produttivo. Noi eravamo un'agenzia digital anche prima del 21 febbraio 2020 e, come tale, eravamo abituati a lavorare con strumenti digitali. Nonostante questo, non avevamo ancora un processo produttivo digitalizzato.

Per fare questo passaggio si sono rivelati molto utili alcuni strumenti che ci hanno consentito di gestire tre aspetti fondamentali del lavoro.

1. La pianificazione e l'organizzazione dei task quotidiani

In ufficio utilizzavamo una lavagna appesa al muro per pianificare e organizzare i vari task quotidiani. Uno strumento analogico, ma con cui lavoravamo molto bene. Era un punto di riferimento, tanto che anche i nostri colleghi che lavoravano al di fuori dell'ufficio (per esempio, i commerciali) si ritrovavano spesso a scattare delle foto per poterla monitorare.

Il primo grande cambiamento per noi è stato proprio la digitalizzazione di quella lavagna. È stato un processo graduale, iniziato con un Foglio di Google. In seguito, siamo passati a un software avanzato ad hoc (si chiama TeamGantt) che ci consente di svolgere una serie di azioni:

• pianificare progetti;

• assegnare task, milestone, scadenze, risorse e budget ore;

• verificare lo stato di salute dei progetti e i carichi di lavoro delle risorse;

• raccogliere dati su quello che sta succedendo.

2. Il trasferimento di tutti i materiali nel cloud

Un altro passo importante è stato quello di spostare il nostro server sul cloud. Così possiamo lavorare in modo sincronizzato anche a distanza, evitando di perdere informazioni o file importanti e, soprattutto, garantendo la sicurezza di tutti i dati dei nostri clienti.

3. Il lavoro a più mani, anche a distanza

Per lavorare in team da remoto ci siamo affidati a Miro, una lavagna online interattiva e collaborativa che permette di lavorare a più mani, in modo sincrono e asincrono, grazie a una serie di funzionalità (come la videochat) e di template (per svolgere brainstorming, pianificazioni, retrospettive, workshop, ...).

4. Potenziare gli strumenti di comunicazione esistenti

Abbiamo anche potenziato gli strumenti già presenti in agenzia, usandoli in modo più strutturato e coordinato all'interno del team. Un esempio tra tutti: l'utilizzo dei calendari sincronizzati che rendono molto più semplice verificare gli orari disponibili per fissare riunioni interne o con i clienti.

Le riunioni oggi avvengono in videochiamata grazie a strumenti che tutti ormai abbiamo imparato a conoscere (da Zoom a Meet, le piattaforme sono davvero numerose). Conoscevamo già questi strumenti ma li utilizzavamo solo per metterci in contatto con i nostri clienti più lontani. Oggi sono entrati in modo sistematico all'interno della vita dell'agenzia. A (quasi) ogni riunione corrisponde una videochiamata.

Un altro strumento già conosciuto e molto utile per la gestione della messaggistica istantanea di progetto e di team è Slack.

Le attività creative in team: impossibili da remoto?

Tutta un'altra questione è quella riguardante le attività creative. Portare a termine un singolo task è diverso da realizzare un'attività creativa a cui collaborano più persone in modo simultaneo.

Pensiamo al brainstorming. Abbiamo sempre utilizzato molto questa tecnica per svariati motivi: dall'ideazione del concept di una campagna o di un evento alla progettazione di un'esperienza digitale (come un sito o un'app) o fisica come una fiera, fino all'ideazione di una content strategy completa. Insomma, in tutte quelle attività di tipo creativo che prevedono la presenza di più teste e voci.

In presenza, il brainstorming garantisce simultaneità (anche attraverso gli strumenti fisici, come i nostri amati post-it, i pennarelli, la lavagna, i canvas di grandi dimensioni, ecc.) e relazione. Non dimentichiamo, infatti, che l'elemento di tipo relazionale è fondamentale: è vitale l'energia del gruppo che condivide l'esperienza, spesso affiancata dal divertimento che scaturisce da un brainstorming.

Come ricreare tutto questo da remoto?

Gli strumenti giusti (❤️Miro)

Non è semplice riproporre un'esperienza simile virtualmente, ma esistono alcuni strumenti di collaborazione che ci rendono la vita più semplice. Un esempio è proprio Miro di cui abbiamo già parlato. Lo strumento ripropone post-it, colori differenziati, timer, adesivi... Tutto in digitale! E molto spesso questi strumenti offrono molte più funzionalità di quante si riescano ad avere a disposizione fisicamente.

Gestire i turni di parola tra i diversi componenti del gruppo

Non dimentichiamoci mai di porre attenzione sulla relazione e sul team. Chi ha già avuto modo di partecipare a uno o più brainstorming sa bene che c'è un problema di turni di parola. Ci sono persone più estroverse e persone più riservate (o per una questione di carattere o anche per una questione di ruolo ricoperto all'interno dell'azienda). Il risultato è che si fatica a far emergere il contributo di tutti.

Nella dimensione digitale questa caratteristica potrebbe essere ancora più accentuata. Le persone più riservate rischiano di trincerarsi ancora di più dietro il mezzo e la loro voce fatica a emergere.

Per superare questo problema, è possibile abbiamo adottato alcuni accorgimenti e meotodolgie specifiche che prevedono dei momenti di lavoro individuale e dei momenti di condivisione in gruppo.

Ecco un paio di tecniche di brainstorming che lavorano proprio sulla valorizzazione del contributo di tutti

• Crazy Eight: si assegna una piccola lavagna divisa in 8 quadranti a ciascun partecipante (dal vivo sarebbe un foglio di carta piegato). Ognuno avrà un minuto a disposizione per scrivere o disegnare la propria idea all'interno di un quadrante. In 8 minuti ogni persona davrà schizzare, annotare, abbozzare 8 idee.
  Il passo successivo da compiere è la selezione dell'idea che si reputa migliore per presentarla al resto del gruppo e discuterla insieme. Seguirà poi una votazione per scegliere l'idea migliore;

• Brainwriting: a ogni partecipante si assegna un colore di riferimento. Il partecipante con il post-it azzurro, ad esempio, dovrà dedicare i primi 3 minuti a sua disposizione per pensare e scrivere un'idea. Al turno successivo,  ciascun partecipante lavorerà sull'idea di un altro, completandola. Poi si cambia di nuovo turno e si andrà a fare sintesi con le due idee precedenti, ecc. E via così, seguendo il colore del proprio post-it, fino ad arrivare a selezionare e perfezionare un'idea.
  Alla fine si otterranno tante idee quanti sono i partecipanti. Ognuna è il risultato di un processo di co-creazione a cui seguiranno le classiche fasi di discussione di gruppo e votazione.

In entrambi i casi, otteniamo anche un clima più disteso e ludico che ci permette non solo di far divertire i partecipanti, ma anche di motivarli e portarli a essere davvero coinvolti.

La relazione con i clienti: consulenza e formazione a distanza

Oltre ai servizi, abbiamo sempre fornito anche attività di consulenza e formazione ai nostri clienti. Questi percorsi sono molto operativi e si svolgevano spessp presso le sedi aziendali dei nostri clienti, in qualche occasione anche nella nostra agenzia. Sono dei veri e propri workshop di co-design a quattro mani con vari obiettivi:

• redigere un piano di comunicazione;
• ripensare la brand identity e il posizionamento strategico;
• progettare piattaforme digitali (come siti, app, ecc.);
• strutturare una content strategy;
• ...e molto altro!

Con la pandemia abbiamo dovuto reinventare la nostra offerta formativa, non dal punto di vista dei contenuti ma delle modalità di svolgimento. Dal vivo eravamo abituati a portare con noi canvas, post-it, pennarelli e tutto il materiale necessario. E soprattutto, eravamo tutti seduti attorno a un tavolo.

Anche in questo caso abbiamo utilizzato le piattaforme collaborative di cui vi parlavo. In questo modo, siamo riusciti a digitalizzare i canvas e tutti gli altri strumenti, consentendo la collaborazione a più mani.

Bisogna prestare sempre molta attenzione all'organizzazione dei workshop da remoto, in modo che vengano rispettati i turni di parola e la partecipazione di tutto il team, che deve sentirsi ingaggiato e non lasciarsi distrarre da notifiche, messaggi ed e-mail. Può essere utile alternare le attività individuali a quelle di gruppo e sottogruppo (grazie alle room di Zoom).

Dopo più di un anno di formazione da remoto possiamo dire di aver notato alcune tendenze interessanti. L'esperienza in azienda è diversa ed è impossibile ricrearla al 100%, ma ci sono comunque dei vantaggi anche nella versione virtuale:

• Coinvolgere più sedi contemporaneamente: è possibile gestire i team di clienti con diverse sedi in un'unica seduta virtuale, senza dover lavorare separatamente con ciascun gruppo, come invece avveniva prima. Così, i colleghi di Roma possono lavorare sia con quelli di Milano sia con quelli di Bologna;
  
  
• Offrire i nostri percorsi anche ad aziende fisicamente molto lontane da noi: non ci poniamo più limiti e, grazie al digitale, possiamo intraprendere percorsi di consulenza con clienti anche all'estero;
  
  
• Garantire un'interazione più efficace: i team sono molto coinvolti perché assicuriamo la giusta percentuale di lavoro individuale e di gruppo. In più, lo strumento stesso (nel nostro caso Miro) affascina a incuriosisce. Tanto che, spesso, le aziende che incontriamo fanno propria questa nuova modalità di interazione e la integrano all'interno dei propri processi, utilizzandola anche al di fuori dell'esperienza di formazione;
  
  
• Archiviare in modo più efficiente la conoscenza: lo storage digitale è molto più vantaggioso rispetto a quello fisico. Se prima i nostri canvas trovavano posto negli armadi dei nostri clienti, ora le board Miro destinate non occupano spazio e possono essere consultate in qualsiasi momento, da ogni dispositivo.

L'importanza dell'aspetto relazionale: come mantenere unito il team

Abbiamo parlato di strumenti e metodologie per rendere il lavoro da remoto efficace. Ma ora veniamo al cuore dell'azienda: le sue persone.

Se è vero che per noi non è stato particolarmente difficile riorganizzare la routine lavorativa da remoto, non possiamo dimenticare che, in quanto persone, abbiamo dei forti bisogni relazionali. Anche sul luogo di lavoro, ognuno di noi necessitò di elementi di fisicità e di spontaneità, di divertimento e di leggerezza. La famosa chiacchiera davanti alla macchinetta del caffè, per esempio. Questo elemento viene a mancare nel momento in cui si lavora da remoto.

Sinfonialab presenta... Il Caffè Lab!

Abbiamo trovato un modo per superare questo problema istituendo il nostro amato Caffè Lab. È una soluzione digitale che ci permette di soddisfare il nostro bisogno relazionale di "ritrovarci" con i colleghi.

È un momento di relax a cadenza settimanale che ci dedichiamo tutti i mercoledì dalle 11:00 alle 11:30 (con l'unica eccezione di giovedì 16 dicembre: era il nostro diciottesimo compleanno e abbiamo colto l'occasione per festeggiare insieme virtualmente 😉).

Ci troviamo su Zoom per bere un caffè virtuale e chiacchierare, fare dei giochi, facendo battaglie di opinioni, scambiandoci consigli e aggiornamenti personali, proprio come se ci trovassimo di fronte alla nostra macchinetta del caffè.

Per fare un esempio molto semplice, durante un Caffè Lab abbiamo condiviso le foto delle nostre postazioni di lavoro. Siamo sempre stati abituati a lavorare fianco a fianco nel nostro open space, quindi la curiosità di scoprire come i nostri colleghi avevano reinventato le proprie scrivanie era tanta. Con questo gioco siamo entrati nelle case di ciascuno di noi, empatizzando gli uni con gli altri e sentendoci un po' più vicini.

Da queste attività nascono degli aneddoti divertenti ed è un modo alternativo e giocoso per scoprire dettagli della vita e del carattere dei nostri colleghi che non conoscevamo. Inoltre (non meno importante!), è un modo per ridere insieme e condividere dei momenti di leggerezza.

L'importanza della chiacchiera personale a inizio riunione

Un'altra buona abitudine che vorrei consigliare è questa: prendersi 5 minuti all'inizio di ogni riunione da dedicare all'altra persona. Sia con il collega di lavoro sia con il cliente. In questo modo si cerca di sostituire il caffè che si era soliti concedersi prima o dopo la riunione per chiedere come va, se ci sono novità, se l'altra persona sta vivendo qualche gioia o difficoltà particolare, ecc.

Insomma, un po' di sana attenzione che può sembrare banale ma che aiuta a tenere stretta la relazione. E quando il calendario diventa fitto di videochiamate una dopo l'altra diventa facile scordarsene.

Addio limiti geografici per il nostro team

Un altro aspetto molto interessante del lavoro da remoto che mi sento di riportare qui è la possibilità di assumere persone anche fisicamente molto lontane dalla sede di lavoro. Prima era impensabile, ora invece è possibile proprio grazie a questa nuova modalità.

In questo modo abbiamo accesso a talenti a cui prima non avremmo pensato e possiamo non porci la barriera del limite geografico in fase di colloquio.

Tiriamo le fila

Il 2020 ci ha costretti a reinventare le modalità con cui lavoriamo, spostando l'ufficio nel nostro ambiente casalingo. Le sfide sono state molte, ma anche i vantaggi e le opportunità non sono mancati.

Quello che è certo è che nessuno strumento può sostituire la relazione umana dal vivo. Proprio per questo motivo, il nostro modello di smart working prevederà (e già in parte prevede, compatibilmente con la situazione dei contagi) una presenza in ufficio di almeno due giorni a settimana. In questo modo si garantisce una coltivazione sana delle relazioni.

Il segreto è proprio riuscire a garantire l'ibridazione tra esperienza digitale e fisica, cogliendo gli aspetti positivi dell'una e dell'altra.