Gestire i dati dei tuoi clienti, utenti e dei contatti ottenuti, è un processo delicato e a volte anche piuttosto articolato. Ogni giorno le persone compilano form, si iscrivono a newsletter, lasciano i propri dati nelle mani della tua azienda, che deve assicurarsi di rispettare sempre le norme imposte dal GDPR.
Abbiamo parlato di come un software per il Marketing, le Vendite e il Service come HubSpot gestisce la sicurezza e la protezione dei dati personali durante il Live Q&A che gli abbiamo dedicato:
Questo post riprende i punti principali della risposta alla domanda "Come gestisce HubSpot in del del GDPR?".
Come si integra il GDPR in HubSpot
Il GDPR è il regolamento che tutela la privacy dei cittadini, assicurando che le loro informazioni vengano trattate in maniera sicura e trasparente.
In questo scenario non è sempre facile gestire le informazioni senza farsi scappare nulla. HubSpot è una risorsa importante per la tua azienda anche da questo punto di vista.
La piattaforma, infatti, è pensata per accogliere una mole spesso molto cospicua di dati del cliente, importanti per le varie attività di marketing, commerciali e di assistenza. Per permetterti di gestire questi dati, HubSpot include tutte le opzioni possibili per la corretta applicazione del GDPR. Viene da sé che poi è di chi usa il sistema il compito di farne buon uso.
HubSpot dà la possibilità di effettuare un controllo su vari livelli: in base ai regolamenti da rispettare e al Paese di riferimento, si possono analizzare i dati in possesso in maniera automatizzata e veloce.
L’usabilità di queste feature è intuitiva, permettendo anche all’utente, se lo chiede, di sapere come sono stati utilizzati i suoi dati.
Come funzionano i livelli di controllo in HubSpot
Il primo livello di controllo che troviamo in HubSpot permette di identificare le basi legali che abbiamo (o meno), per trattare quel determinato contatto. La parola d’ordine, in questo caso, è trasparenza.
Le basi legali che abbiamo possono essere di diverso tipo e dipendono dall’azione compiuta dall’utente:
- L’utente può aver dato liberamente il suo consenso per essere contattato, magari attraverso un form;
- Può esserci l’esecuzione di un contratto o un servizio sottoscritto dall’utente;
- Ci sono poi casi di legittimo interesse, che riguardano clienti esistenti ma anche possibili lead.
Nella proprietà “Base giuridica per il trattamento dei dati di contatto” puoi raccogliere, tracciare e conservare le basi legali di tutti i tuoi contatti, in modo da non farti scappare nulla.
C’è poi un secondo livello di controllo, che riguarda gli "abbonamenti", cioè i tipi di iscrizione alle nostre comunicazioni: con l’"abbonamento blog" il contatto riceverà le email dal blog, con l’"abbonamento marketing" le email di marketing, e così via.
In HubSpot puoi creare tutti gli abbonamenti che vuoi.
In base al piano di abbonamenti che ha attivo un determinato contatto, è possibile scegliere che comunicazioni possiamo inviare a quel contatto.
Facciamo chiarezza utilizzando l’esempio dell’abbonamento alle email di marketing. In questo caso, nelle impostazioni dell’email che stiamo preparando imposteremo il tipo di abbonamento “email di marketing”, così potremo inviarla a tutti i contatti che hanno quell’abbonamento attivo, e che hanno quindi dato il loro consenso.
L’altro esempio introdotto riguarda gli abbonamenti al blog: in questo caso i contatti iscritti alla newsletter del blog possono ricevere le comunicazioni che rientrano nell’abbonamento.
È poi possibile infine aggiungere un ulteriore livello di controllo utilizzando le liste dinamiche.
Come funzionano le liste dinamiche
Con le liste dinamiche si possono segmentare i contatti secondo diverse proprietà.
Quando un contatto nuovo si iscrive, per esempio, a un abbonamento di marketing, viene aggiunto alla lista di riferimento; viceversa, se si disiscrive da un abbonamento verrà eliminato dalla lista collegata.
In questo modo si elimina la preoccupazione legata alla modifica manuale della lista: i contatti si aggiornano automaticamente, senza dover intervenire.
La possibilità di creare liste in base a diverse proprietà è una funzionalità della piattaforma HubSpot che offre grandi vantaggi anche non inerenti alle comunicazioni.
Un esempio lo abbiamo con le liste per i webinar: potresti avere la necessità di registrare un webinar e diffondere successivamente la registrazione. Facendo compilare agli utenti, in fase di iscrizione, un form di consenso, puoi creare una lista dinamica con i contatti che hanno partecipato al webinar e dato il loro consenso per la registrazione. Ci sono una serie di impostazioni da tenere a mente parlando di GDPR, ma l’organizzazione dei vari strumenti è piuttosto intuitiva e ti permette di avere sempre sotto controllo i dati che puoi utilizzare.
Inoltre, nella knowledge base di HubSpot sono presenti tutte le informazioni sul GDPR e sulle risorse presenti per rispettarlo.
Ricordiamo, in conclusione, una buona pratica: condividi sempre le tue scelte in merito al GDPR con il responsabile della privacy in azienda, non solo per comprendere meglio il tema ma anche per avere un’ulteriore conferma di rispetto delle regole.
