Il workshop per decidere le priorità di un piano di comunicazione

Ogni responsabile marketing, qualsiasi sia la dimensione dell'azienda in cui lavora, prima o poi si trova di fronte alla necessità di schedulare un piano di comunicazione, ovvero di trasformare una serie di attività in un Gantt con milestone, tempi, e risorse allocate. Definire le priorità di un piano può essere un lavoro complesso e faticoso, specie se influenzato da esigenze espresse da reparti diversi: il reparto commerciale, il customer care, l'HR manager e ovviamente l'AD. Spesso non si sa da quali attività iniziare, perché tutto sembra importante e urgente. E allora come fare? Noi abbiamo trovato la soluzione in un semplice workshop.

Il piano di comunicazione in breve

Il piano di comunicazione rappresenta uno strumento strategico di fondamentale importanza, la cui costruzione si basa su un'analisi approfondita degli obiettivi aziendali per gestire efficacemente le interazioni dell'organizzazione con i propri pubblici, sia interni che esterni. Dovrebbe fungere da bussola per le decisioni quotidiane, rispecchiando l'identità e gli obiettivi dell'azienda.

Per assicurare l'efficacia massima di un piano di comunicazione, è vitale che sia noto a tutti i membri dell'organizzazione, e che sia sottoposto a costante revisione e adattamento per rispondere dinamicamente alle esigenze aziendali e comunicative in evoluzione. Questo processo di valutazione e aggiustamento continuo è essenziale per garantire che il piano si sviluppi in armonia con le dinamiche aziendali e le sfide emergenti. Tuttavia, nella pratica, l'utilizzo ottimale di questo strumento può risultare elusivo.

Puoi trovare maggiori informazioni su come strutturare al meglio il tuo piano di comunicazione in questo percorso che proponiamo alle aziende. 

Dal piano al Gantt

Il piano di comunicazione, spesso caratterizzato da azioni ambiziose e impegnative, potrebbe rappresentare una sfida notevole quando si tenta di tradurlo in un diagramma di Gantt dettagliato. In questo processo emergono spesso incertezze su quali attività iniziare o sulla priorità da attribuirgli. Il rischio è che poi si abbandoni il piano originale, continuando a lavorare sulle urgenze, vanificando così lo sforzo dedicato alla sua elaborazione. Pertanto, è cruciale sviluppare un metodo che consenta di adattare il piano alle esigenze mutevoli e alle emergenze, stabilendo le priorità del piano di comunicazione e senza perdere di vista gli obiettivi a lungo termine.

La condivisione di una visione è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Senza di essa, i membri del team lavorerebbero in direzioni diverse, creando conflitti e ostacoli che potrebbero sabotare il progetto. Ecco perché l'organizzazione di un workshop con i membri del team può essere uno strumento estremamente utile.

Perché un workshop

Il workshop è un’attività da fare collegialmente per permettere l'allineamento sulle decisioni tra i diversi reparti e promuovere la condivisione di obiettivi chiari, contribuendo così al successo dei progetti aziendali. Il workshop promuove anche un processo di esplorazione proficuo e la raccolta di informazioni di fondamentale importanza per lo sviluppo dei progetti aziendali, oltre che per la formulazione di strategie di comunicazione e l'identificazione delle priorità aziendali. La diversità dei ruoli presenti in azienda è un elemento chiave per la sinergia e la condivisione di idee nel workshop, che si rivela ideale anche per attività come il brainstorming e il co-design, contribuendo così alla creazione di esperienze aziendali di successo. 

È uno strumento versatile che si costruisce in base alle esigenze dell’azienda e alle caratteristiche del progetto e che si basa sulla partecipazione attiva di più figure interne ed esterne al team dell’azienda e permette di raggiungere più obiettivi: dalla ridefinizione del posizionamento strategico alla progettazione di un piano di comunicazione, dal disegnare un’esperienza al definire un piano editoriale.  

Puoi approfondire il tema dei workshop con gli stakeholder in questo articolo.

Primo step: stabilire gli obiettivi prioritari

Per assegnare le priorità all'interno di un piano di comunicazione, è fondamentale iniziare valutando l'importanza degli obiettivi. Dopo aver elencato gli obiettivi, si invita il personale aziendale a votare quelli che ritengono prioritari. A seconda del numero di obiettivi presenti, ogni partecipante dispone da 1 a 3 voti da distribuire in base all'importanza. Questo processo di votazione culmina in una graduatoria di obiettivi condivisi, un passaggio critico per assicurare che le diverse finalità del piano di comunicazione vengano ponderate in modo equilibrato rispetto alla strategia complessiva dell'azienda. Questo primo passo è molto importante perché gli obiettivi di un piano di comunicazione, specie se molteplici, non possono essere ugualmente importanti per la strategia aziendale.

Facciamo degli esempi. 

Lancio di un nuovo prodotto

Immaginiamo che un'azienda stia pianificando il lancio di un nuovo prodotto. Gli obiettivi del piano di comunicazione potrebbero includere l'aumento della consapevolezza del marchio, la generazione di interesse verso il nuovo prodotto, e l'incremento delle vendite. Tuttavia, non tutti questi obiettivi hanno la stessa priorità nelle fasi iniziali del lancio.

• Prima fase: l'obiettivo principale potrebbe essere quello di aumentare la consapevolezza del marchio e di generare interesse. Questo significa che le attività di comunicazione dovrebbero concentrarsi su campagne pubblicitarie mirate, PR, e eventi di lancio per massimizzare l'esposizione mediatica.
• Seconda fase: una volta che l'interesse è stato generato e il prodotto è conosciuto, l'obiettivo si sposta sull'incremento delle vendite. A questo punto, le attività di comunicazione si focalizzano su offerte speciali, dimostrazioni del prodotto, e testimonianze di clienti soddisfatti per convertire l'interesse in acquisti effettivi. Definendo chiaramente queste priorità, l'azienda può allocare risorse in modo efficace e guidare il piano di comunicazione verso il successo del lancio del prodotto.

Gestione di una crisi

Consideriamo un'azienda che deve gestire una crisi dovuta a feedback negativi sui social media riguardanti uno dei suoi prodotti. Gli obiettivi del piano di comunicazione potrebbero includere il ripristino della fiducia dei consumatori, la minimizzazione del danno alla reputazione del marchio, e la comunicazione delle misure adottate per risolvere il problema.

• Prima fase: l'obiettivo immediato è minimizzare il danno alla reputazione del marchio. Questo richiede una comunicazione rapida e trasparente con i consumatori per informarli sulle azioni intraprese per investigare e risolvere il problema.
• Seconda fase: una volta che le misure correttive sono state implementate e il problema è stato risolto, l'obiettivo si sposta sul ripristino della fiducia dei consumatori. Le attività di comunicazione possono includere la condivisione delle testimonianze dei clienti soddisfatti, campagne di comunicazione che evidenziano l'impegno dell'azienda nella qualità del prodotto, e iniziative per rafforzare l'engagement con la community.

Secondo step: valutazione strategica e di fattibilità

Una volta identificati gli obiettivi prioritari attraverso il voto, il passo successivo consiste nell'analizzare dettagliatamente le azioni correlate, valutandone la strategicità e la fattibilità. Questo processo permette di filtrare e selezionare le iniziative più impattanti e realizzabili. I partecipanti vengono suddivisi in gruppi, a ciascuno dei quali viene affidata una serie di azioni legate a un obiettivo specifico. Questo momento collaborativo prevede l'esame di ciascuna azione per determinare quanto sia strategica per l'azienda e quanto sia fattibile implementarla, attribuendo un punteggio su una scala da uno a dieci, dove uno indica minore strategicità o fattibilità e dieci massima strategicità e semplicità di realizzazione.

I risultati di questa valutazione vengono poi mappati su una matrice di fattibilità e strategicità, un diagramma visivo che aiuta a categorizzare le azioni in base alla loro importanza e alla loro praticità di esecuzione.

La matrice

La matrice è divisa in quattro quadranti, ciascuno rappresentante una combinazione diversa di strategicità e fattibilità delle azioni:

1. Quadrante superiore destro: azioni altamente strategiche e facilmente realizzabili. Queste rappresentano le iniziative d'oro, con il massimo impatto strategico e la massima fattibilità. Sono le priorità assolute del piano di comunicazione e dovrebbero essere perseguite per prime.
2. Quadrante superiore sinistro: azioni altamente strategiche ma con difficoltà di realizzazione. Queste iniziative richiedono un impegno significativo ma sono cruciali per il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Possono richiedere risorse aggiuntive, tempo e pianificazione dettagliata per essere portate a termine.
3. Quadrante inferiore destro: azioni meno strategiche ma facili da realizzare. Sebbene queste possano essere attuate con relativa facilità, il loro impatto strategico limitato le rende meno prioritarie, ma possono essere considerate per ottenere rapidi successi o miglioramenti tangibili a breve termine.
4. Quadrante inferiore sinistro: azioni con bassa strategicità e difficoltà di realizzazione. Queste iniziative, pur potendo sembrare attraenti, offrono un ritorno limitato sull'investimento e presentano sfide significative nella loro esecuzione. Generalmente, sono le meno prioritarie o possono essere escluse.

Questo metodo di valutazione, visualizzato attraverso la matrice, offre una guida preziosa nella selezione delle azioni da intraprendere, permettendo di concentrare le risorse sulle iniziative più promettenti e di massimizzare l'efficacia del piano di comunicazione. Attraverso questo approccio sistematico, è possibile navigare con maggiore sicurezza nel complesso panorama delle strategie di comunicazione, assicurando che ogni azione intrapresa sia allineata con gli obiettivi aziendali e abbia le migliori possibilità di successo.

Lo step finale è la realizzazione di un Gantt seguendo l'ordine in cui le azioni si presentano nei quadranti.